Jeśli prowadzisz sklep WooCommerce i wystawiasz faktury firmom, KSeF najpewniej już Cię dotyczy: dla większości przedsiębiorców obowiązek działa od 1 kwietnia 2026 r. Faktury dla klientów prywatnych możesz wystawiać w KSeF, ale nie musisz. 1 stycznia 2027 r. kończy się zwolnienie dla najmniejszych firm (sprzedaż na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie), zaczynają obowiązywać kary, a paragon z NIP przestaje być fakturą uproszczoną. Poniżej znajdziesz terminy, podział faktur według rodzaju klienta i listę kontrolną do przejścia w sklepie i programie do faktur przed 1 stycznia.
Stan prawny na: 16 października 2026 r. Źródło: ksef.podatki.gov.pl.
KSeF w skrócie: co się zmienia dla sklepu internetowego
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system Ministerstwa Finansów, przez który wystawiasz i odbierasz faktury. Dla sklepu oznacza to trzy zmiany:
- Faktura powstaje w KSeF, nie w PDF-ie. Wysyłasz do systemu fakturę ustrukturyzowaną (plik w ustalonym formacie). Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje wyłącznie struktura FA(3), także dla korekt faktur wystawionych wcześniej. W praktyce format generuje Twój program do faktur, nie Ty.
- Faktura dostaje numer KSeF. Faktura wystawiona online ma kod QR z tym numerem.
- Faktury od dostawców odbierasz w KSeF od 1 lutego 2026 r. Dotyczy to faktur od polskich dostawców, np. firmy kurierskiej czy hostingowej.
Do KSeF logujesz się Profilem Zaufanym, podpisem lub pieczęcią kwalifikowaną, tokenem albo certyfikatem KSeF. Sam PESEL nie wystarczy.
Od kiedy KSeF obowiązuje Twój sklep
| Od kiedy | Kogo dotyczy |
|---|---|
| 1 lutego 2026 | Wystawianie: firmy, których sprzedaż wraz z podatkiem przekroczyła 200 mln zł w 2024 r. Odbieranie faktur w KSeF: wszyscy podatnicy (nie dotyczy m.in. konsumentów i podmiotów zagranicznych). |
| 1 kwietnia 2026 | Wystawianie: pozostali podatnicy, w tym zwolnieni z VAT, z wyjątkiem najmniejszych firm (poniżej). |
| 1 stycznia 2027 | Wystawianie: firmy, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Do końca 2026 r. mogą wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF. Od tego dnia obowiązują też kary pieniężne. |
Źródło: Etapy wdrożenia KSeF oraz Zasady obowiązywania KSeF, ksef.podatki.gov.pl.
Limit 10 000 zł miesięcznie: jak go policzyć
Zwolnienie do końca 2026 r. przysługuje, gdy łączna wartość sprzedaży brutto, udokumentowanej fakturami w danym miesiącu, wynosi najwyżej 10 000 zł.
Do limitu nie wliczasz faktur dla konsumentów, faktur z kasy rejestrującej ani paragonów uznanych za faktury uproszczone. Jeśli przekroczysz limit w trakcie miesiąca, obowiązek KSeF zaczyna się od faktury, którą go przekroczyłeś, i obejmuje wszystkie kolejne. Do zwolnienia w następnych miesiącach już nie wracasz.
Przykład (liczby wymyślone dla ilustracji):
- Listopad: faktury dla firm na 6 200 zł brutto, faktury dla klientów prywatnych na 5 000 zł. Liczysz tylko 6 200 zł, więc zwolnienie trwa.
- Grudzień: do 10 grudnia faktury dla firm na 8 900 zł. 11 grudnia wystawiasz fakturę na 1 500 zł i suma wynosi 10 400 zł. Ta faktura i wszystkie następne muszą już iść przez KSeF.
Jeśli w sklepie mieszasz sprzedaż dla firm i dla klientów prywatnych, filtruj raport sprzedaży po fakturach z NIP-em nabywcy (bez paragonów z NIP i faktur z kasy), a nie po wszystkich zamówieniach.
Kary: od kiedy
Kary pieniężne zaczynają obowiązywać 1 stycznia 2027 r. Za okres od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. nie będą nakładane. Dotyczą m.in. niewystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF oraz niewysłania w terminie faktury wystawionej w trybie offline24 albo podczas awarii.
Klient prywatny, firma, zagranica: które faktury ze sklepu idą do KSeF
| Kto kupuje w sklepie | Faktura w KSeF | Jak klient dostaje fakturę |
|---|---|---|
| Firma z Polski (podaje NIP) | Obowiązkowo | Odbiera ją w KSeF. Możesz dodatkowo wysłać PDF e-mailem. |
| Klient prywatny (konsument) | Dobrowolnie | W sposób uzgodniony z klientem, np. PDF lub wydruk z kodem QR i numerem KSeF. |
| Nabywca zagraniczny | Wystawiasz w KSeF (są wyjątki, patrz niżej). Nabywca zagraniczny nie odbiera faktur w KSeF. | W sposób uzgodniony z nabywcą, np. PDF e-mailem. |
Zasady dla nabywców zagranicznych mają wyjątki, których tu nie opisujemy. Jeśli sprzedajesz za granicę, ustal z księgowym, jak wystawiać te faktury.
Ważne przy sprzedaży firmom: dodatkowy PDF w e-mailu nie zastępuje faktury w KSeF. Dla Twojego klienta-firmy fakturą jest dokument w systemie.
Paragon z NIP po 1 stycznia 2027
Do 31 grudnia 2026 r. faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej nie muszą trafiać do KSeF, a paragon z NIP do 450 zł (lub 100 euro) jest fakturą uproszczoną. Od 1 stycznia 2027 r. paragon z NIP nabywcy nadal możesz wydać, ale nie będzie już fakturą uproszczoną.
Co to znaczy dla sklepu: jeśli klient-firma chce faktury, wystawiasz ją w KSeF, także przy małej kwocie. Sprawdź, czy w sklepie nie masz ustawienia, które przy małych zamówieniach z NIP-em wydaje tylko paragon.
Jak faktura z zamówienia w WooCommerce trafia do KSeF
Przy automatycznym wystawianiu droga wygląda zwykle tak:
- Klient składa zamówienie i płaci (przy firmie podaje NIP).
- Wtyczka przekazuje dane zamówienia do programu do faktur.
- Program tworzy fakturę i wysyła ją do KSeF.
- KSeF przyjmuje fakturę i nadaje jej numer (albo odrzuca ją z błędem).
- Klient dostaje e-mail z fakturą.
Masz trzy drogi:
a) Przez program do faktur. Wtyczka łączy sklep z programem (np. Fakturownią albo wFirmą), a program wysyła faktury do KSeF. Fakturownia ma integrację z KSeF bezpłatną w każdym planie, wFirma w ramach swoich pakietów bez dodatkowej opłaty. Połączenie z KSeF konfigurujesz w programie, nie w sklepie. To najprostsza droga, jeśli już masz konto w jednym z tych programów. Zobacz wtyczki do faktur w WooCommerce.
b) Wtyczka łącząca się z KSeF bezpośrednio. Sklep sam wysyła faktury do systemu MF, bez programu po drodze. Wtedy to Ty trzymasz w sklepie token lub certyfikat KSeF i odpowiadasz za poprawność danych, a dokumenty do księgowości musisz przekazywać osobno.
c) Ręcznie w bezpłatnych narzędziach MF. Ministerstwo udostępnia Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację Mobilną KSeF i e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym. Przy kilku fakturach dla firm w miesiącu to sensowne rozwiązanie i nie musisz nic instalować w sklepie.
Co sprawdzić w swojej wtyczce do faktur: lista kontrolna
Przejdź te punkty przed 1 stycznia 2027 r., nawet jeśli KSeF działa u Ciebie od kwietnia. Jeśli włączałeś go „na szybko”, mogłeś nie przetestować korekt ani trybu awaryjnego.
1. Wysyłka do KSeF jest włączona, a tryb przejściowy wyłączony.
Sprawdź w programie do faktur, czy wysyłka do KSeF działa automatycznie. W Fakturowni faktura w trybie automatycznym idzie do KSeF od razu po zapisaniu. Tryb hybrydowy jest przejściowy, dla firm jeszcze bez obowiązku, i po wejściu obowiązku trzeba go wyłączyć. Jeśli korzystasz ze zwolnienia do 10 000 zł, zaplanuj przełączenie na koniec grudnia.
Dlaczego: faktura, która nie trafiła do KSeF, a powinna, to od 2027 r. ryzyko kary.
2. Użytkownik, którego używa wtyczka, ma uprawnienia do wysyłki w KSeF.
W Fakturowni uprawnienia do wysyłki dostaje automatycznie tylko użytkownik, który połączył konto z KSeF. Innym trzeba je nadać ręcznie, inaczej automatyczna wysyłka nie zadziała. Jeśli wtyczka łącząca WooCommerce z Fakturownią używa klucza API innego użytkownika, sprawdź jego uprawnienia.
W wFirmie automatyczna wysyłka faktur z integracji działa, gdy włączysz wysyłkę faktur sprzedaży, a użytkownik, którego klucz API wpisałeś we wtyczce, ma aktywną autoryzację w KSeF. Autoryzacja dotyczy konkretnego użytkownika, nie całej firmy. Sprawdź to przy wtyczce do wFirmy dla WooCommerce.
Dlaczego: zamówienia się realizują, faktury powstają, ale nie trafiają do KSeF. Możesz tego długo nie zauważyć.
3. Pole NIP w zamówieniu i rozróżnienie firma / klient prywatny.
Złóż zamówienie testowe z NIP-em wpisanym ze spacjami, z kreskami i z prefiksem „PL”. Zobacz, co trafia na fakturę. Sprawdź też, czy sklep odróżnia zakup firmowy od prywatnego (np. pole „kupuję jako firma”). Fakturownia PRO i wFirma mają pole NIP w zamówieniu, jest też osobna wtyczka Pole NIP dla WooCommerce.
Dlaczego: faktura z błędnym NIP-em wymaga korekty, a Twój klient nie znajdzie jej w KSeF pod swoim numerem.
4. Zakres automatu: które faktury idą do KSeF same.
Programy pozwalają wybrać, co wysyłać automatycznie. Fakturownia pozwala np. wysyłać automatycznie tylko faktury dla firm z Polski, a dokumenty dla firm zagranicznych wysyłasz ręcznie. wFirma ma osobne ustawienia automatycznej wysyłki dla faktur B2B i B2C (dla osób bez firmy). Ustaw to świadomie: faktury dla klientów prywatnych możesz wysyłać do KSeF, ale nie musisz.
Dlaczego: jeśli zakres jest za wąski, faktura dla firmy może zostać poza KSeF.
5. E-mail z fakturą: kto go wysyła i kiedy.
Sprawdź, czy klient dostaje fakturę od WooCommerce, od wtyczki, czy od programu do faktur, i czy nie dostaje dwóch różnych maili. Fakturownia wysyła e-mail z fakturą dopiero po otrzymaniu numeru KSeF (albo po oznaczeniu trybu offline).
Dlaczego: jeśli e-mail wychodzi przed nadaniem numeru, klient dostaje fakturę bez numeru KSeF, a gdy system ją odrzuci, ma w ręku dokument, którego według Fakturowni nie uznaje się za wystawiony.
6. Odrzucona faktura: gdzie zobaczysz błąd.
Znajdź w programie miejsce, w którym widać status KSeF każdej faktury, i zaglądaj tam regularnie. Fakturownia zaznacza, że odrzucona faktura nie jest uznawana za wystawioną: trzeba poprawić dane i wysłać ją ponownie.
Dlaczego: sklep pokazuje zamówienie jako opłacone i zrealizowane, a faktura nie trafiła do KSeF.
7. Zwroty, korekty, kupony i różne stawki VAT.
Zrób testowy zwrot całego zamówienia i zwrot częściowy, zamówienie z kuponem rabatowym i zamówienie z produktami w różnych stawkach VAT. Sprawdź, czy korekta powstaje i trafia do KSeF. W wFirmie dokumenty z integracji są od razu ostateczne, bez wersji roboczej, więc błąd w danych sklepu od razu ląduje w KSeF. Zanim zaczniesz testy, przejrzyj ustawienia podatków i stawek VAT w WooCommerce.
Dlaczego: faktury w KSeF nie da się po cichu poprawić. Błąd naprawiasz korektą.
8. Tryb offline i awaria KSeF.
Gdy system nie działa, faktury można wystawiać w trybie awaryjnym, ale trzeba je dosłać w terminie:
- tryb offline24: najpóźniej następnego dnia roboczego;
- niedostępność systemu (prace serwisowe): do dnia po zakończeniu przerwy;
- awaria ogłoszona w BIP Ministerstwa Finansów: 7 dni roboczych od jej zakończenia.
Faktura offline przed dosłaniem ma dwa kody QR („OFFLINE” i „CERTYFIKAT”). Sprawdź, czy Twój program dosyła takie faktury sam, czy musisz to zrobić ręcznie.
Dlaczego: od 2027 r. niedosłanie faktury w terminie też grozi karą.
9. Aktualna wersja wtyczki.
Nasze wtyczki aktualizujesz ręcznie: pobierasz nową wersję ze sklepu i wgrywasz plik .zip, ustawienia zostają. Sprawdź, czy masz zainstalowaną najnowszą wersję.
Dlaczego: Fakturownia uprzedza, że integracje z platformami e-commerce mogą wymagać dostosowania do KSeF. Stara wersja wtyczki może nie przekazywać wszystkich potrzebnych danych.
10. Faktury zakupowe.
Od 1 lutego 2026 r. faktury od dostawców odbierasz w KSeF. Sprawdź, czy Twój program do faktur lub biuro rachunkowe pobiera je z systemu i kto je sprawdza.
Dlaczego: dostawca może już nie wysyłać Ci PDF-a, a faktura i tak jest w KSeF.
Test przed 1 stycznia: złóż w sklepie trzy zamówienia testowe: jedno jako firma z NIP-em, jedno jako klient prywatny i jedno, które potem zwrócisz częściowo. Przy każdym sprawdź: czy faktura powstała, czy ma numer KSeF (albo świadomie go nie ma, przy kliencie prywatnym), jaki e-mail dostał „klient” i czy korekta trafiła do systemu. Uwaga: faktura wysłana do KSeF jest prawdziwym dokumentem i nie da się jej anulować, tylko skorygować. Do testu użyj danych uzgodnionych z księgowym (nigdy przypadkowego NIP-u) i ustal z nim, jak skorygujesz testowe faktury.
Fakturownia PRO i wFirma od WPHocus a KSeF
Obie nasze wtyczki, Fakturownia PRO dla WooCommerce oraz integracja WooCommerce z wFirma, obsługują KSeF.
Połączenie z KSeF i uprawnienia konfigurujesz w Fakturowni lub wFirmie (patrz punkty 1–2 listy), a w sklepie dbasz o poprawne dane zamówienia: NIP, stawki VAT, zwroty.
Wtyczki aktualizujesz ręcznie. Dostęp do plików, aktualizacji i nasze wsparcie przy obu wtyczkach obejmują 365 dni.
Kiedy wtyczka się nie opłaca: jeśli wystawiasz kilka faktur dla firm w miesiącu, wystarczą bezpłatne narzędzia MF albo ręczne wystawianie w programie do faktur. Wtyczka ma sens, gdy faktur jest tyle, że przepisywanie zamówień zajmuje Ci czas i grozi pomyłkami w NIP-ach i kwotach.
Masz już konto w Fakturowni albo wFirmie? Zobacz, jak nasza wtyczka przekazuje do niego zamówienia z WooCommerce: Fakturownia PRO dla WooCommerce · integracja WooCommerce z wFirma.
Najczęstsze pytania
Czy mój sklep WooCommerce musi wystawiać faktury w KSeF?
Jeśli wystawiasz faktury firmom, to tak. Większość firm ma ten obowiązek od 1 kwietnia 2026 r., a najmniejsze (sprzedaż na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie) od 1 stycznia 2027 r. Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy odbierają faktury od dostawców w KSeF.
Czy faktury dla klientów prywatnych muszą iść do KSeF?
Nie. Wystawianie faktur dla konsumentów w KSeF jest dobrowolne. Jeśli to robisz, przekazujesz fakturę klientowi w uzgodniony sposób, np. jako PDF lub wydruk z kodem QR i numerem KSeF.
Czy po 1 stycznia 2027 mogę dawać paragon z NIP zamiast faktury?
Paragon z NIP nadal możesz wydać, ale od 1 stycznia 2027 r. nie jest on fakturą uproszczoną. Jeśli klient-firma potrzebuje faktury, wystawiasz ją w KSeF.
Od kiedy grożą kary za KSeF?
Od 1 stycznia 2027 r. Za okres od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. kar nie będzie. Dotyczą m.in. niewystawienia faktury w KSeF i niedosłania w terminie faktury z trybu offline lub awarii.
Co zrobić, gdy KSeF nie działa?
Wystawiasz fakturę w trybie offline albo awaryjnym i dosyłasz ją do KSeF: w trybie offline24 najpóźniej następnego dnia roboczego, po awarii ogłoszonej przez MF w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia.
Czy muszę płacić za KSeF?
Do korzystania z KSeF wystarczą bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF, e-mikrofirma). Programy do faktur łączą się z KSeF przez API: Fakturownia nie pobiera za tę integrację dodatkowej opłaty w żadnym planie, a wFirma udostępnia ją w ramach swoich pakietów bez dodatkowych opłat. Jeśli chcesz automatyzacji, dochodzi koszt programu do faktur i wtyczki.
Czy token KSeF przestanie działać po 2026 roku?
Nie. Tokeny miały pierwotnie działać do końca 2026 r., ale Ministerstwo Finansów zdecydowało, że zostaną utrzymane bezterminowo. Jeśli gdzieś czytasz inaczej, to informacja sprzed tej decyzji.
Chcesz, żeby faktury z zamówień powstawały same? Zobacz wtyczki, które wystawią fakturę z zamówienia.
Ważne: opisujemy przepisy według stanu z 16 października 2026 r. na podstawie ksef.podatki.gov.pl. Ocenę Twojej konkretnej sytuacji daje doradca podatkowy lub księgowy.
